De l’intervention à la facture, en trois écrans

Dans la plupart des logiciels de facturation, une facture est un document qu’on crée : on ouvre un formulaire vide, on choisit un client, puis on recopie une à une les prestations du mois — depuis un carnet, un agenda ou un tableur. La saisie est faite deux fois, et c’est la deuxième qui se trompe.

Servatus part de l’autre bout. Ce que vous saisissez, c’est votre travail : la séance. Le client, la prestation, la date, l’heure de début et celle de fin. C’est tout, et c’est la seule fois où vous tapez quelque chose. La facture n’est pas un document à fabriquer : c’est la somme de ce que vous avez déjà noté, et elle se tient à jour toute seule.

Le mois se remplit donc à mesure que vous travaillez. Une séance annulée ? Vous la supprimez du planning, le brouillon se corrige dans la seconde. Une heure de plus que prévu ? Vous changez l’heure de fin, le montant suit. À aucun moment vous n’avez à tenir un total de tête, ni à vous souvenir de ce que vous avez déjà facturé.

Il y a un brouillon par client et par mois, et il n’a pas besoin d’être demandé : il existe dès la première séance. Vous le trouvez dans l’écran Documents › Factures, avec sa pastille « Brouillon ».

Chaque ligne y porte la date, le nom de la prestation, la durée et le montant. Les majorations du dimanche et des jours fériés sont appliquées d’après la date, sans que vous ayez à créer une prestation « dimanche » ; les frais de transport et les fournitures s’ajoutent avec leur propre code, celui qui n’ouvre pas droit au crédit d’impôt — pour ne pas laisser croire à votre client un avantage fiscal qu’il n’aura pas.

Tant qu’il est brouillon, tout s’y modifie : une ligne se retire, une remise s’applique, l’ordre des lignes se change à la main. Un brouillon ne porte aucun numéro, et c’est voulu : un numéro de facture s’attribue dans l’ordre et ne se reprend jamais.

Quand le mois est fini, un seul geste : « ✓ Valider la facture ». Le brouillon devient une vraie facture — numéro définitif, date d’émission, échéance de paiement — prête à imprimer ou à partir par e-mail avec son PDF joint. Vous pouvez même la valider sans l’ouvrir, depuis la liste des factures.

À partir de là, son mois est figé. C’est la loi : une facture émise ne se retouche ni ne se supprime — elle se corrige par un avoir. Si vous saisissez plus tard une séance à une date déjà facturée, l’application vous arrête et vous le dit, au lieu de la ranger dans un document qui ne bougera plus.

La facture validée est aussi une facture électronique quand elle s’adresse à un professionnel : le PDF embarque le fichier structuré au format Factur-X, validé par le FNFE-MPE. C’est compris dans toutes les formules, la gratuite comprise.

Le jour où l’argent arrive, vous enregistrez le paiement sur la facture — virement, chèque, espèces, CESU préfinancé, prélèvement. Ce geste-là est le dernier, et il alimente tout le reste sans autre saisie.

Le livre des recettes s’écrit à la date de l’encaissement, comme le régime micro l’exige — et, au réel, comme la TVA de vos prestations. Votre déclaration URSSAF, en micro-entreprise, se prépare sur l’encaissé, pas sur le facturé — la confusion la plus coûteuse du régime. L’attestation fiscale annuelle de chaque client se remplit avec les sommes réellement versées dans l’année. Et si une facture reste impayée, elle remonte d’elle-même avec ses relances prêtes à partir.

Autrement dit : vous saisissez une séance et vous enregistrez un paiement. Entre les deux, un clic. Le reste est du calcul, et le calcul n’est pas votre métier.

Les trois écrans du haut sont volontairement réduits à l’essentiel. L’application en fait davantage, et rien de tout cela ne change le parcours ci-dessus : devis (obligatoire au-delà de 100 € TTC par mois, l’application vous prévient), factures d’acompte, avoirs, facturation au forfait mensuel pour un client vu régulièrement, séries récurrentes (« tous les mardis jusqu’au 31 décembre », saisies en une fois), congés, livre des achats et journal de trésorerie.

Et si vous vendez des marchandises ? Ce parcours est celui des prestations : une intervention, c’est du temps passé chez un client, et le planning ne facture que cela. Une vente n’a pas de séance — elle se facture directement depuis Documents › Factures › + Nouvelle facture, ou depuis un devis accepté. Si votre activité est mixte, les deux cohabitent ; si vous ne faites que vendre, l’application n’affiche même pas l’écran Interventions, qui serait sans objet.

La démonstration ne demande ni compte, ni carte bancaire, ni adresse e-mail — vous venez de la faire. Pour essayer sur vos propres clients, la formule gratuite n’a pas de durée limitée et permet de facturer réellement.

Non, et c’est tout le principe : la facture est la somme des séances que vous avez déjà notées. Vous ne saisissez qu’une fois, au moment de la prestation.

Non. Il existe dès la première séance du mois pour ce client, et il n’y a rien à y enregistrer : chaque ligne est écrite quand elle s’affiche. Vous le trouvez dans Documents, onglet Factures, avec sa pastille Brouillon.

L’application vous arrête et vous le dit : une facture validée est figée par la loi, la séance n’y entrerait jamais. Vous la facturez alors sur le mois suivant, ou vous corrigez la facture existante par un avoir.

Non, et aucun logiciel conforme ne le permet : une facture émise est inaltérable. Elle se corrige par un avoir, que l’application établit depuis la facture elle-même. Tant qu’elle est brouillon, en revanche, tout s’y modifie.

Non : une intervention est du temps passé chez un client, et le planning ne facture que des prestations. Une vente de marchandises se facture directement, depuis Documents › Factures, ou depuis un devis accepté. Si votre activité est mixte, les deux cohabitent ; si vous ne faites que vendre, l’application n’affiche pas l’écran Interventions.

Oui. Une visite d’évaluation, un premier rendez-vous ou un rappel se notent comme « rendez-vous » : ils occupent votre temps, apparaissent au planning, et n’entrent dans aucune facture.

Non. Les trois écrans du haut de cette page fonctionnent sans compte, sans carte bancaire et sans adresse e-mail. Pour essayer sur vos propres clients, la formule gratuite n’a pas de durée limitée.